| Caracterización | Indicadores | Mapa de riesgos |
PROCEDIMIENTO DE LA SEDE ELECTRÓNICA, VENTANILLA ÚNICA
El procedimiento de Ventanilla Única y Electrónica es el conjunto de normas establecidas para la recepción, escaneo, registro en el sistema de control y envío o entrega de todos los documentos y material de carga, tanto interna como externa, que emite y recibe la Universidad del Tolima. Este procedimiento garantiza una gestión eficiente y transparente de la documentación, facilitando el acceso a la información y promoviendo la eficacia en la comunicación dentro de la institución y con el entorno externo.
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PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ARCHIVÍSTICA
Procedimiento que permite definir, diseñar, aprobar e implementar: planes, proyectos y programas encaminados al mejoramiento continuo del procedimiento de Gestión de la Información y la Comunicación..
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PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN/AJUSTE DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Administrar y controlar la elaboración, ajuste e implementación de las TRD-Tablas de Retención Documental, permitiendo la valoración y conservación del patrimonio documental institucional. .
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| Formato | Código | Fecha de aprobación | Versión | Descargar |
|---|---|---|---|---|
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Tabla de retención documental |
IC-P03-F01 | 09-10-2024 | 4 |
PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN
Identificar y agrupar los documentos de las dependencias productoras en series y subseries de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y ordenar los documentos en cada expediente, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó; el trámite que los produjo con el fin de recuperar su orden original y cumplir la normatividad en gestión documental.
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| Formato | Código | Fecha de aprobación | Versión | Descargar |
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| Formato único de inventario documental | IC-P04-F01 | 11-06-2024 | 3 | |
| Tabla de contenido actos administrativos | IC-P04-F02 | 11-06-2024 | 3 |
PROCEDIMIENTO ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
Definir los lineamientos necesarios para la eliminación periódica de los documentos físicos de apoyo o los documentos que por TRD-Tablas de Retención Documental y TVD- Tablas de Valoración Documental, han perdido su valor administrativo, legal, técnico,jurídico, fiscal y contable por el cual fueron creados, los cuales pueden ser eliminados.
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PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Realizar la entrega de documentos de los Archivos de Gestión a las instalaciones del Archivo General, previa aplicación de los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental de la institución..
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| Formato | Código | Fecha de aprobación | Versión | Descargar |
|---|---|---|---|---|
| Acta de transferencia documental | IC-P06-F01 | 11-06-2024 | 2 |
PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO Y CONSULTA DOCUMENTAL
Establecer las directrices generales para la prestación del servicio de consultas y/o préstamos de documentación en el Archivo General, con el fin de garantizar el acceso a la información institucional a las personas interesadas.
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PROCEDIMIENTO CONTROL Y SEGUIMIENTO A ARCHIVOS DE GESTIÓN
Procedimiento mediante el cual se hace seguimiento a la aplicación de los procesos archivísticos en los archivos de gestión de las unidades académico administrativas de la institución.
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PROCEDIMIENTO FORMACIÓN ARCHIVÍSTICA
Capacitar a los funcionarios de la institución sobre procesos y procedimientos contemplados y establecidos en el Programa de Gestión Documental - PGD, con el fin de lograr una cultura sostenible de organización de archivos, de la conservación y preservación de la memoria institucional, así como apoyar la buena administración pública de la entidad.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA
Los activos de información en la institución son el patrimonio que refleja el desarrollo de las funciones en el cumplimiento de su misión y visión institucional. La clasificación de los activos de información tiene como objetivo asegurar que la información reciba los niveles de protección adecuados, ya que con base en su valor y de acuerdo a otras características particulares requiere un tipo de manejo especial, sirviendo ser utilizados por los servidores públicos, contratistas y terceros de la Universidad del Tolima.
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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y LA PROYECCIÓN INSTITUCIONAL
El procedimiento tiene como objetivo administrar, gestionar y divulgar los procesos de comunicación a nivel interno y externo, mediante los lineamientos expuestos en la política de comunicaciones, los manuales de imagen y protocolo, la utilización de los medios institucionales y los servicios de asesoría, acompañamiento y promoción; buscando la renovación y preservación de la buena imagen de la Universidad del Tolima.
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PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE PETICIONES QUEJAS, RECLAMOS, DENUNCIAS Y SUGERENCIAS
Es el procedimiento mediante el cual se establecen las acciones necesarias para atender y tramitar las peticiones, quejas, reclamos, denuncias o sugerencias presentadas por los ciudadanos.
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PROCEDIMIENTO PARA ELECCIÓN DE DIGNATARIOS
Este procedimiento establece las actividades a desarrollar para el proceso de elección de dignatarios de la Universidad.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y TRÁMITE DE ACUERDOS AL CONSEJO SUPERIOR
Este procedimiento establece las directrices para la elaboración de Acuerdos del Consejo Superior de la Universidad del Tolima.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y TRÁMITE DE ACUERDOS AL CONSEJO ACADÉMICO
Este procedimiento establece las directrices para la elaboración de Acuerdos del Consejo Académico de la Universidad del Tolima..
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INSTRUCTIVOS OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Son herramientas que fortalecen los diferentes canales de comunicación y optimizan la interacción de los ciudadanos con la Institución, al mismo tiempo, permiten brindar una atención de calidad, eficaz y oportuna a los requerimientos de los usuarios, acorde a los objetivos misionales y la aplicación de las políticas Institucionales.
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| Formato | Código | Fecha de aprobación | Versión | Descargar |
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| Evaluación canales de atención | IC-I01-F01 | 06-09-2022 | 2 |
MANUAL DE PROTOCOLOS OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
En cumplimiento de los objetivos misionales y la aplicación de las políticas Institucionales como participación ciudadana y transparencia, La Universidad del Tolima busca fortalecer los diferentes canales de comunicación y el servicio a la comunidad mediante la adopción e implementación de Protocolos Oficina de Atención al Ciudadano para los distintos canales de servicios que oferta. Estos protocolos, facilitan y mejoran la interacción de los ciudadanos con la Institución, permite optimizar los recursos, atender de manera eficaz y oportuna los requerimientos y mejorar la capacidad de respuesta. Las directrices y lineamientos contenidos en este Manual, están enmarcados en normas constitucionales, legales y en los reglamentos propios de la entidad, razón por la cual son de obligatorio cumplimiento para todos los miembros de la institución, independientemente de su calidad de docentes o funcionarios o del tiempo y el sitio en donde desempeñen sus funciones.
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Lider del proceso: Secretaría general
Tel: 2772022
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