PROCEDIMIENTO DE SEDE ELECTRÓNICA – VENTANILLA ÚNICA
DEFINICIÓN
Es el procedimiento mediante el cual se contemplan las normas para la recepción, escaneo, envío y entrega de todos documentos y de material de carga interna y externa que emite y recibe la Universidad del Tolima.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para toda la comunidad en general.
GENERALIDADES
Todos los documentos públicos producidos y enviados por medios electrónicos en pdf, o de manera física, son el testimonio material de un hecho que dan soporte a las actuaciones de la institución, por lo tanto, se incorporan mecanismos que aseguren las características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los mismos, además de asegurar la conformación de expedientes electrónicos através de los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo, conformea los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.
La Ley 2080 de 2021 Art. 12. define la “Sede Electrónica así: Se entiende por sedeelectrónica, la dirección electrónica oficial de titularidad, administración y gestión decada autoridad competente, dotada de las medidas jurídicas, organizativas y técnicas que garanticen calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidade interoperabilidad de la información y de los servicios, de acuerdo con los estándares que defina el Gobierno nacional”.
Una ventanilla única virtual es un sitio o canal que integra actuaciones administrativas y académicas que contribuyen a una misma finalidad para atender aun ciudadano, usuario o grupo de valor, como bien lo indica el Decreto 1151 de Art. 4 “Ventanilla Única Virtual: será el sitio virtual desde el cual se gestionará de manera integrada la realización de trámites, proveyendo la solución completa al interesado”. En ese mismo sentido la Resolución 2893 de 2020, en su anexo 3, se define: “Ventanilla Única: Sitio o canal que integra actuaciones administrativas de dos o más autoridades que contribuyen a una misma finalidad para atender a un ciudadano, usuario o grupo de valor.
- La oficina de Correspondencia, recibe, escanea y envía por correo electrónico institucional de las dependencias académicas y administrativas, todos los documentos internos y externos quetramita la Institución, excepto las que llegan con temas jurídicos o financieros según el caso.
- La oficina de Correspondencia tendrá el control y la administración de las comunicaciones con sus consecutivos internos y externos enviados por los correos electrónicos institucionales de todas las dependencias académicas y administrativas de la Institución, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas dando cumplimiento a lo establecido por la ley y por el Archivo General de la Nación.
- La oficina de correspondencia será la encargada de enviar a cada unidad académica y administrativa, un link donde el funcionario asignado por dependencia podrá subir toda lainformación en pdf, a la carpeta designada por mes y esta será alimentada diariamente con todos los documentos institucionales internos y externos emitidos por la unidad y enviados por los correos oficiales de cada dependencia, unidad, departamento etc.
- La Oficina de Correspondencia, Archiva y conserva en carpetas virtuales todos los documentos escaneados que llegan a la institución en físico de manera presencial, los cuales serán entregados anualmente a la oficinade Archivo General de la institución conlos requerimientos exigidos para esta entrega.
La oficina de Correspondencia presta el servicio de consulta referente a la entrada y salida de documentos y material e carga:
- Por un Drive de control diario de seguimiento.
- Por correo electrónico.
- Por formatos de entrega de puerta a puerta registro de entrada y salida cuando son en físico para entes gubernamentales.
