OFICINA DE CORRESPONDENCIA DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

Procedimiento de Sede Electrónica – Ventanilla Única

• La oficina de Correspondencia, recibe, escanea y envía por correo electrónico institucionalde las dependencias académicas y administrativas, todos los documentos internos y externos quetramita la Institución, excepto las que llegan con temas jurídicos o financieros según el caso.
  
• La oficina de Correspondencia tendrá el control y la administración de las comunicaciones con sus consecutivos internos y externos enviados por los correos electrónicos institucionales de todas las dependencias académicas y administrativas de la Institución, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas dando cumplimiento a lo establecido por la ley y por el Archivo General de la Nación.
• La oficina de correspondencia será la encargada de enviar a cada unidad académica y administrativa, un link donde el funcionario asignado por dependencia podrá subir toda lainformación en pdf, a la carpeta designada por mes y esta será alimentada diariamente con todos los documentos institucionales internos y externos emitidos por la unidad y enviados por los correos oficiales de cada dependencia, unidad, departamento etc.
  
• La Oficina de Correspondencia, Archiva y conserva en carpetas virtuales todos los documentos escaneados que llegan a la institución en físico de manera presencial, los cuales serán entregados anualmente a la oficinade Archivo General de la institución conlos requerimientos exigidos para esta entrega.

La oficina de Correspondencia presta el servicio de consulta referente a la entrada y salida de documentos y material e carga:

1. Por un Drive de control diario de seguimiento.
2. Por correo electrónico.
3. Por formatos de entrega de puerta a puerta registro de entrada y salida cuando son en físico para entes gubernamentales.

 Sistema de Gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias Sugerencias y Felicitaciones (PQRDSF)

Este sistema tiene como objetivo garantizar el derecho de la ciudadanía y la comunidad universitaria a interactuar con la institución, buscando siempre la mejora continua de nuestros servicios. A continuación, se detallan los tipos de solicitudes que puede realizar:

• Petición: Es el derecho fundamental de cualquier persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular, y a obtener una pronta respuesta.
• Queja: Es la manifestación de protesta o inconformidad por una presunta conducta irregular de uno o varios servidores públicos en el desempeño de sus funciones.
• Reclamo: Es la exigencia de una solución, ya sea por la prestación indebida de un servicio o por la falta de atención a una solicitud previa.
• Denuncia: Es la puesta en conocimiento de una autoridad competente sobre una conducta posiblemente irregular, para que se inicie la investigación correspondiente
• Sugerencia: Es una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad..
• Felicitación: Es la manifestación de satisfacción o agradecimiento por un servicio, una atención o una gestión destacada de la entidad o de alguno de sus funcionarios.

Las PQRDSF pueden presentarse a través de las siguientes modalidades:

 • Por Internet: Mediante el sitio web institucional www.ut.edu.co, específicamente en el enlace http://www.ut.edu.co/reclamos_archivo.html, donde se pueden registrar peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y felicitaciones.

• Por Escrito: Radicando la comunicación en físico directamente en la Ventanilla Única de la Oficina de Correspondencia ubicada a la entrada de la Universidad del Tolima.

• Por Correo Electrónico: A través de la dirección de correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.