Oficina de Correspondencia

Procedimiento de Sede Electrónica – Ventanilla Única

¡Bienvenidas y bienvenidos a la Oficina de Correspondencia de la Universidad del Tolima!  

Te invitamos a conocer el proceso:

Puedes radicar tus solicitudes de tres formas diferentes:

• A través de nuestra plataforma web: Ingresa a pqr.ut.edu.co.

• En la Ventanilla Única y electrónica: Ubicada a la entrada de la universidad.

• Enviando un correo electrónico: A nuestra dirección oficial: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

¿Cómo lo hacemos?

Paso 1: Recepción: Todo comienza cuando tu documento o material de carga, ya sea físico o electrónico, llega a nuestra oficina por cualquiera de los tres canales. Una vez aquí, lo recibimos, clasificamos, registramos, rotulamos, empacamos, elaboramos las guías y lo preparamos para su envío según cada caso.

Paso 2: Distribución y envío: Si tu documento es digital, lo enviamos rápidamente a su destino a través del correo institucional o la plataforma de PQRDSF. Si el documento es sobre temas de facturación o jurídicos o para entes gubernamentales, lo entregamos personalmente para garantizar que llegue de forma rápida y segura. Si se trata de material de carga, se entrega directamente a las dependencias o al almacén, según sea el caso.

Paso 3: Control y Seguimiento: En la Oficina de Correspondencia llevamos un registro diario detallado de todo el proceso en diferentes archivos digitales, garantizando el control de: La correspondencia diaria recibida y enviada, Los PQRDSF, Las comunicaciones internas y externas, Las solicitudes que, aunque no se solucionaron por la plataforma, fueron resueltas por otro medio.

Para sedes y centros regionales: Nos encargamos de la recepción, radicación, rotulación, empaque y envío de documentos y material de carga. Además, verificamos que cada entrega llegue a su destino de manera segura y puntual.

La Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (OTIC), que se encarga de todo el soporte técnico.

La Oficina de Correspondencia es el motor que mantiene conectada a nuestra UT.