OFICINA DE CORRESPONDENCIA DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

Procedimiento de Sede Electrónica – Ventanilla Única

• La oficina de Correspondencia, recibe, escanea y envía por correo electrónico institucionalde las dependencias académicas y administrativas, todos los documentos internos y externos quetramita la Institución, excepto las que llegan con temas jurídicos o financieros según el caso.
  
• La oficina de Correspondencia tendrá el control y la administración de las comunicaciones con sus consecutivos internos y externos enviados por los correos electrónicos institucionales de todas las dependencias académicas y administrativas de la Institución, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas dando cumplimiento a lo establecido por la ley y por el Archivo General de la Nación.
• La oficina de correspondencia será la encargada de enviar a cada unidad académica y administrativa, un link donde el funcionario asignado por dependencia podrá subir toda lainformación en pdf, a la carpeta designada por mes y esta será alimentada diariamente con todos los documentos institucionales internos y externos emitidos por la unidad y enviados por los correos oficiales de cada dependencia, unidad, departamento etc.
  
• La Oficina de Correspondencia, Archiva y conserva en carpetas virtuales todos los documentos escaneados que llegan a la institución en físico de manera presencial, los cuales serán entregados anualmente a la oficinade Archivo General de la institución conlos requerimientos exigidos para esta entrega.

La oficina de Correspondencia presta el servicio de consulta referente a la entrada y salida de documentos y material e carga:

1. Por un Drive de control diario de seguimiento.
2. Por correo electrónico.
3. Por formatos de entrega de puerta a puerta registro de entrada y salida cuando son en físico para entes gubernamentales.

 Tramitación de P,Q,R,D,s

Tramitación de P,Q,R,D,s La Oficina de correspondencia, a través de la Ventanilla Única y como administradora del aplicativo dePQRD,s, clasifica, registra y remite a la unidad académica o administrativa encargada de dar respuesta, las PQRD,s recibidas verbalmente, escritas o por la plataforma.

Si la dependencia a quien se dirige la P,Q,R,D,s no es la competente, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito.

Dentro del término señalado remitirá la petición al competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario o en caso de no existir funcionario competente así se lo comunicará.

En virtud del principio de eficacia, cuando el funcionario(a) y/o dependencia receptora constate que una petición ya radicada está incompleta o que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, y que la actuación pueda continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez 10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes.

Las PQRD,s realizadas a través de las líneas telefónicas dispuestas para tal fin, son atendidas por El Grupo Interno de Atención al Ciudadano. Cuando no se pueda dar respuesta inmediata al ciudadano, se le brindará la información para la radicación de su PQRD,s a través del aplicativo web.