PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN - ALMACENAMIENTO - DISTRIBUCIÓN - REGISTRO Y CONTROL DE BIENES Y ELEMENTOS

Alcance: El presente procedimiento aplica a los bienes muebles que ingresan al inventario institucional de la Universidad del Tolima, ya sea por compra, reposición, donación, sobrantes de inventario, préstamo o comodato, leasing u otras modalidades legales que impliquen su registro y administración por parte de la institución.

Comprende las actividades de recepción física de los bienes, verificación de cantidades, características y estado, validación de los documentos de soporte, registro del ingreso en el sistema institucional ALE‑ERP, generación de los comprobantes de inventario, identificación de los bienes devolutivos y entrega o asignación a las dependencias responsables.

Inicia con la entrega de los bienes por parte del proveedor o de la dependencia que los remite a la Sección de Almacén, o a la dependencia autorizada cuando la naturaleza del bien lo requiera, y finaliza con la actualización del inventario institucional y el archivo de los documentos generados, conforme a la normatividad legal e institucional vigente.

Fecha de aprobación: 12/06/2026

Código: SI-SB-P01

Versión: 1

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Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Reporte de novedades en recibo de mercancías	SB-P01-F01	12/06/2026	7
Comprobante provisional de entrega de mercancías	SB-P01-F02	12/06/2026	7
Comprobante entrada de activo fijo o consumo	SB-P01-F03	12/06/2026	1
Boletín diario	SB-P01-F04	12/06/2026	7
Control de documentos	SB-P01-F05	12/06/2026	5
Comprobante de salida / asignación de bienes devolutivos	SB-P01-F06	12/06/2026	6

PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE MOVIMIENTOS INTERNOS DE BIENES

Alcance: Este procedimiento aplica a los movimientos internos de bienes devolutivos registrados en el inventario institucional de la Universidad del Tolima, incluyendo el traspaso de bienes entre dependencias o funcionarios, el reintegro de bienes al Almacén General y los préstamos o comodatos internos, siempre que no impliquen la baja o retiro definitivo del inventario institucional. Comprende las actividades de solicitud, revisión, registro y formalización de dichos movimientos en el sistema ALE‑ERP, así como la firma de los comprobantes correspondientes y el archivo de los documentos de soporte, garantizando la actualización de la información de responsable, ubicación y situación administrativa de los bienes. Inicia con la solicitud de movimiento del bien por parte del funcionario o dependencia responsable, y finaliza con la actualización del inventario institucional y el archivo de los comprobantes y registros asociados, conforme a la normatividad legal e institucional vigente.

Fecha de aprobación: 12/06/2026

Código: SI-SB-P02

Versión: 1

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Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Boletín movimientos internos de bienes	SB-P02-F01	12/06/2026	7
Comprobante traslado de activos fijos	SB-P02-F02	12/06/2026	1
Comprobante salida de consumo	SB-P02-F03	12/06/2026	6
Boletín devolutivos en servicio	SB-P02-F04	12/06/2026	7

PROCEDIMIENTO: EGRESO Y BAJA DE BIENES MUEBLES

Alcance: Este procedimiento aplica a los bienes muebles registrados en el inventario institucional de la Universidad del Tolima que requieren ser dados de baja y egresados definitivamente, por causas tales como deterioro, obsolescencia, daño irreversible, donación, venta, traslado interinstitucional, disposición final o decisiones administrativas adoptadas por la institución.

Comprende las actividades de identificación de bienes susceptibles de baja, verificación física y técnica, elaboración de actas e informes, proyección y aprobación de actos administrativos de baja, registro del egreso en el sistema ALE‑ERP, definición del destino final de los bienes y archivo de los documentos de soporte.

Inicia con la identificación y reporte de bienes que han perdido su utilidad o requieren retiro definitivo, y finaliza con el registro de la baja en el inventario institucional, la ejecución de la disposición final autorizada y el archivo de la documentación generada conforme a la normatividad institucional.

Fecha de aprobación: 12/06/2026

Código: SI-SB-P03

Versión: 1

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Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Acta de inspección bienes inservibles	SB-P03-F01	12/06/2026	7
Comprobante de baja de bienes	SB-P03-F02	12/06/2026	7
Comprobante cambio de estado activo fijo	SB-P03-F03	12/06/2026	7

PROCEDIMIENTO: BAJAS POR PERDIDA, HURTO Y SINIESTROS DE BIENES MUEBLES

Alcance: Este procedimiento aplica a los bienes muebles registrados en el inventario institucional de la Universidad del Tolima que se encuentren en situación de pérdida, hurto o daño por siniestros, y que requieran la definición de responsabilidad, la gestión de reposición o indemnización y, cuando corresponda, la baja del bien en el inventario institucional. Comprende las actividades de reporte de la pérdida o siniestro, comunicación a la aseguradora, trámite ante la Oficina de Control Interno Disciplinario, definición de responsabilidad, gestión de reposición o indemnización, registro de la baja en el sistema ALE‑ERP y actualización del inventario institucional. Inicia con el reporte inmediato de la pérdida, hurto o siniestro por parte del funcionario o dependencia responsable y finaliza con el registro de la baja o ingreso de reposición en el sistema ALE‑ERP y el archivo de los documentos generados, conforme a la normatividad institucional.

Fecha de aprobación: 12/06/2026

Código: SI-SB-P04

Versión: 1

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Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Comprobante de baja de bienes por pérdida / hurto	SB-P04-F01	12/06/2026	1
Comprobante de baja de bienes por siniestro	SB-P04-F02	12/06/2026	1

PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS Y ARQUEOS DE BIENES MUEBLES

Alcance: Este procedimiento aplica a los inventarios generales, parciales, selectivos y arqueos de bienes muebles registrados en el inventario institucional de la Universidad del Tolima, realizados por la Sección de Almacén y las demás dependencias involucradas, de acuerdo con la programación institucional y la normativa aplicable.

Comprende las actividades de planeación anual de inventarios y arqueos, toma física de inventarios en las dependencias, comparación con los registros del sistema ALE‑ERP, identificación de sobrantes y faltantes, reporte de hallazgos, coordinación con la Oficina de Control Interno Disciplinario cuando corresponda y actualización de la información del inventario institucional.

Inicia con la elaboración del plan anual de arqueo de bienes o la programación de inventarios específicos, y finaliza con la consolidación de resultados, el registro de los ajustes necesarios en el sistema ALE‑ERP y el archivo de los documentos generados conforme a la Tabla de Retención Documental institucional.

Fecha de aprobación: 12/06/2026

Código: SI-SB-P05

Versión: 1

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Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Plan anual de arqueo de bienes (inventario)	SB-P05-F01	12/06/2026	2
Toma física de inventarios	SB-P05-F02	12/06/2026	5
Control de salida e ingreso de bienes de los predios de la universidad	SB-P05-F03	12/06/2026	9

PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE PAZ Y SALVO POR BIENES MUEBLES

Alcance: Este procedimiento aplica a los funcionarios, contratistas o personas que, en razón de su vinculación con la Universidad del Tolima, tengan bienes devolutivos asignados y requieran la expedición de paz y salvo por bienes, en situaciones tales como retiro, cambio de dependencia, finalización de contrato o trámites administrativos que exijan dicha certificación.

Comprende las actividades de recepción de la solicitud de paz y salvo, verificación del inventario de bienes a cargo del solicitante en el sistema ALE‑ERP, coordinación de la entrega o regularización de los bienes cuando existan pendientes, elaboración del formato de paz y salvo y archivo de la documentación asociada.

Inicia con la recepción de la solicitud de paz y salvo por bienes y finaliza con la entrega del paz y salvo al solicitante y el archivo del formato y soportes en la Sección de Almacén, conforme a la Tabla de Retención Documental institucional.

Fecha de aprobación: 12/06/2026

Código: SI-SB-P06

Versión: 1

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Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
PAZ Y SALVO POR BIENES	SB-P06-F01	12/06/2026	6

PROCEDIMIENTO SERVICIO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA

Es el procedimiento mediante el cual se proporciona seguridad a la comunidad universitaria, custodia a las instalaciones físicas y bienes de la Universidad del Tolima.

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE EQUIPOS DE USO AUDIOVISUAL

Este procedimiento permite realizar el préstamo de los recursos audiovisuales a través de la atención a solicitudes de equipos audiovisuales, reserva y posteriormente la entrega del equipo, con el fin de garantizar el desarrollo de las actividades académicas y administrativas.

PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO INFRAESTRUCUTURA FISICA

El procedimiento permite realizar seguimiento el plan de mantenimientos preventivos de la infraestructura física de la institución con el fin de garantizar su conservación y óptimo funcionamiento para el adecuado desempeño de todos los procesos.

PROCEDIMIENTO ASEO, LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN

Es el procedimiento mediante el cual se establece los lineamientos para las actividades de Aseo, limpieza y desinfección de la Universidad del Tolima

INSTRUCTIVO PARA LA CONSULTA, REPORTE, SEGUIMIENTO Y COBRO DE COMPARENDOS

Prevenir posibles erogaciones por concepto de pago solidarios, que tenga que asumir la Entidad por las infracciones de tránsito cometidas por los conductores en cumplimiento de su servicio.

MANUALES 

PLANES 

Líder del proceso: Jefe División de Servicios Administrativos
Tel: 2771212 Ext. 9163 
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