PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA (GF)

 

 

 

SUBPROCESO: PRESUPUESTO (FP)

PROCEDIMIENTO:  PRESUPUESTO

Alcance:Aplica a todas las dependencias académicas, administrativas y centros de costos con asignación presupuestal. Cubre el período correspondiente a la vigencia fiscal anual desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre, incluyendo mecanismos de revisión y ajuste durante el año fiscal. .

Fecha de aprobación: 09-06-2026

Código: GF-FP-P01

Versión: 12

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Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Solicitud de disponibilidad presupuestal	FP-P01-F01	09/06/2026	12
Certificado de disponibilidad presupuestal	FP-P01-F02	09/06/2026	6
Registro presupuestal de compromiso	FP-P01-F03	09/06/2026	6
Registro presupuestal de obligación	FP-P01-F04	09/06/2026	1
Registro presupuestal de compromiso	FP-P01-F05	09/06/2026	3

SUBPROCESO: CONTABILIDAD (FC)

PROCEDIMIENTO:  MANEJO DE CAJA MENOR

Alcance: Este procedimiento es de cumplimiento obligatorio para los funcionarios responsables de la asignación, manejo, ejecución y control de las cajas menores en las dependencias de la Universidad del Tolima, así como para quienes ejerzan funciones de administración, supervisión o control sobre estos recursos.

Fecha de aprobación: 11/06/2026

Código: GF-FC-PO1

Versión: 2

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Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Solicitud caja menor	FC-PO1-F01	11/06/2026	2
Instructivo laboración de informes	FC-I01	10/06/2026	3
Instructivo conciliación contable y almacén de los activos fijos, materiales e insumos	FC-I02	17/6/2026	2
Lineamientos contables para la universidad del tolima contenidos en el marco técnico normativo para entidades de gobierno	FC-L01	10/06/2026	2
Manual de políticas contables	FC-M01	10/06/2026	2

PROCEDIMIENTO:  CONTABILIDAD

Alcance: Aplica al reconocimiento, registro y presentación de la información contable y financiera generada por todas las dependencias de la Universidad del Tolima, conforme a la normatividad vigente.

Fecha de aprobación: 18/06/2026

Código: GF-FC-PO2

Versión: 9

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Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Legalización de apoyo económico, apoyo delegados y avances	FC-P02-F01	18/06/2026	2
Costos de docencia	FC-P02-F02	12/06/2026	9
Relación de reteiva y retefuente	FC-P02-F03	12/6/2026	6
Autorización, liquidación y solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal de viáticos	FC-P02-F04	12/06/2026	8
Constancia de permanencia	FC-P02-F05	12/06/2026	4
Listado de estudiantes para legalización de práctica	FC-P02-F06	12/06/2026	2
Cuentas pagos múltiples	FC-P02-F07	12/06/2026	6
Documento equivalente a la factura de compra de bienes y servicios (en plataforma)	FC-P02-F08	12/06/2026	3
Conciliación contable y almacén de los activos fijos, materiales e insumos	FC-P02-F09	12/06/2026	2

PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN, DECLARACIÓN Y PAGO ESTAMPILLAS

Alcance: Aplica a los contratos suscritos con Persona Natural (PN), operaciones sujetas al impuesto de estampillas departamentales y procesos de causación, recaudo, declaración y pago, inicia con la preliquidación del impuesto y finaliza con la presentación de la declaración y archivo de soportes.

Fecha de aprobación: 24/07/2026

Código: GF-FC-PO4

Versión: 1

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SUBPROCESO: TESORERÍA (FT)

PROCEDIMIENTO: RECAUDOS

Alcance: Este procedimiento aplica para el registro de todas las transacciones contables y financieras de la institución, manejo de los documentos que generan ingresos y pagos, informes contables y que conducen a la presentación de Estados Financieros de acuerdo con la normatividad establecida por la Universidad del Tolima.

Este procedimiento aplica para las cuentas por pagar o pasivos financieros, el efectivo y equivalentes de efectivo, los Ingresos de Transacciones con y sin contraprestación y las inversiones bajo el Marco Técnico Normativo Contable para Entidades de Gobierno, provenientes de las obligaciones y compromisos contraídos por la Universidad del Tolima con personas naturales y jurídicas, comprende:

• Pago de Obligaciones Laborales
• Compras de Bienes y Servicios Nacionales o Internacionales
• Viáticos, Gastos de viaje, Prácticas académicas
• Capacitación, apoyos económicos
• Servicios Públicos
• Devoluciones
• Impuestos

Fecha de aprobación: 17/07/2026

Código: GF-FT-PO1

Versión: 11

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PROCEDIMIENTO: GIRO DE CUENTAS Y OBLIGACIONES

Alcance: Este procedimiento aplica para el registro de todas las transacciones contables y financieras de la institución, manejo de los documentos que generan ingresos y pagos, informes contables y que conducen a la presentación de Estados Financieros de acuerdo con la normatividad establecida por la Universidad del Tolima.

Este procedimiento aplica para las cuentas por pagar o pasivos financieros, el efectivo y equivalentes de efectivo, los Ingresos de Transacciones con y sin contraprestación y las inversiones bajo el Marco Técnico Normativo Contable para Entidades de Gobierno, provenientes de las obligaciones y compromisos contraídos por la Universidad del Tolima con personas naturales y jurídicas, comprende:

• Pago de Obligaciones Laborales
• Compras de Bienes y Servicios Nacionales o Internacionales
• Viáticos, Gastos de viaje, Prácticas académicas
• Capacitación, apoyos económicos
• Servicios Públicos
• Devoluciones
• Impuestos

Fecha de aprobación: 21/07/2026

Código: GF-FT-P03

Versión: 11

Descargar:

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE LAS CUENTAS POR PAGAR

Alcance: Este procedimiento aplica para el registro de todas las transacciones contables y financieras de la institución, manejo de los documentos que generan ingresos y pagos, informes contables y que conducen a la presentación de Estados Financieros de acuerdo con la normatividad establecida por la Universidad del Tolima.

Este procedimiento aplica para las cuentas por pagar o pasivos financieros, el efectivo y equivalentes de efectivo, los Ingresos de Transacciones con y sin contraprestación y las inversiones bajo el Marco Técnico Normativo Contable para Entidades de Gobierno, provenientes de las obligaciones y compromisos contraídos por la Universidad del Tolima con personas naturales y jurídicas, comprende:

• Pago de Obligaciones Laborales
• Compras de Bienes y Servicios Nacionales o Internacionales
• Viáticos, Gastos de viaje, Prácticas académicas
• Capacitación, apoyos económicos
• Servicios Públicos
• Devoluciones
• Impuestos

Fecha de aprobación: 21/07/2026

Código: GF-FT-P12

Versión: 11

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PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE RECURSOS PROPIOS

Alcance: Este procedimiento aplica para el registro de todas las transacciones contables y financieras de la institución, manejo de los documentos que generan ingresos y pagos, informes contables y que conducen a la presentación de Estados Financieros de acuerdo con la normatividad establecida por la Universidad del Tolima.

Este procedimiento aplica para las cuentas por pagar o pasivos financieros, el efectivo y equivalentes de efectivo, los Ingresos de Transacciones con y sin contraprestación y las inversiones bajo el Marco Técnico Normativo Contable para Entidades de Gobierno, provenientes de las obligaciones y compromisos contraídos por la Universidad del Tolima con personas naturales y jurídicas, comprende:

• Pago de Obligaciones Laborales
• Compras de Bienes y Servicios Nacionales o Internacionales
• Viáticos, Gastos de viaje, Prácticas académicas
• Capacitación, apoyos económicos
• Servicios Públicos
• Devoluciones
• Impuestos

Fecha de aprobación: 17/07/2026

Código: GF-FT-P15

Versión: 1

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Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Relacion de fondos	FT-P15-F01	17/07/2026	1

PROCEDIMIENTO: SOPORTE DE PAGOS

Alcance: Este procedimiento aplica para las solicitudes de aplicación de dinero realizadas por estudiantes de las modalidades presencial y distancia de la Universidad del Tolima, desde la recepción de la solicitud hasta la ejecución de la devolución o aplicación correspondiente en los sistemas institucionales.

Fecha de aprobación: 10/06/2026

Código: GF-FT-P16

Versión: 13

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SUBPROCESO: MATRÍCULAS (FM)

PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIONES DE DINERO

Alcance: Este procedimiento aplica para las solicitudes de devolución de dinero realizadas por estudiantes de las modalidades presencial y distancia de la Universidad del Tolima, desde la recepción de la solicitud hasta la ejecución de la devolución correspondiente en los sistemas institucionales.

Fecha de aprobación: 10/06/2026

Código: GF-FM-P01

Versión: 11

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Solicitud de devolución de dinero para estudiantes de presencial, educación a distancia continuada y posgrado	FM-P01-F01	17/06/2026	6

PROCEDIMIENTO: APLICACIONES DE DINERO

Alcance: Este procedimiento aplica para las solicitudes de aplicación de dinero realizadas por estudiantes de las modalidades presencial y distancia de la Universidad del Tolima, desde la recepción de la solicitud hasta la ejecución de la devolución o aplicación correspondiente en los sistemas institucionales.

Fecha de aprobación: 10/06/2026

Código: GF-FM-P02

Versión: 13

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Solicitud de aplicación de dinero para estudiantes de presencial, educación a distancia continuada y posgrado	FM-P02-F01	17/06/2026	6

SUBPROCESO: VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (VADF)

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE LAS CUENTAS POR PAGAR

Alcance: El Procedimiento de Gestión de Cartera, Cobro Persuasivo y Cobro Coactivo aplica a todas las cuentas por cobrar a favor de la Universidad del Tolima, son aplicables a todas las dependencias que conforman la estructura orgánica de la Universidad derivadas de servicios académicos, administrativos, de investigación, extensión y demás obligaciones institucionales, incluyendo su recaudo en las etapas preventiva, persuasiva y coactiva.

Fecha de aprobación: 17/07/2026

Código: GF-VADF-P01

Versión: 2

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PROCEDIMIENTO TESORERÍA

El desarrollo del procedimiento de Tesorería, se da mediante la generación de registros contables de las transacciones de la institución. 

PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE MATRÍCULAS

Realizar la liquidación, generación y publicación de los recibos de recaudo por concepto de matrícula, continuidad académica y seguro estudiantil de admitidos, estudiantes antiguos de pregrado, posgrado, educación continuada, diplomados, seminarios para cada periodo académico de la modalidad presencial y distancia, conforme a la normatividad y calendario académico vigente.

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR APROBACIÓN DE VIGENCIAS FUTURAS

Este procedimiento aplica cuando se necesite ampliar el periodo fiscal para la ejecución de proyectos de inversión y/o gastos de funcionamiento que afecten de manera sustancial el ejercicio de la función pública de la educación superior, adecuar el presupuesto a situaciones previstas y no se cuente con apropiaciones para atenderlas.

INSTRUCTIVO DEVOLUCIÓN Y APLICACIÓN DE DINERO

Este Instructivo describe todas las actividades mediante el cual las personas que consignaron los valores correspondientes a Derechos Pecuniarios de matrícula, cursos de extensión y otros, a la Universidad del Tolima y que no hicieron uso de este derecho, pueden solicitar la devolución o aplicación del respectivo dinero.

INSTRUCTIVO MANEJO DE FONDOS UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

Este Instructivo describe las actividades mediante las cuales se ejecutan y controlan los recursos de los fondos creados para satisfacer las necesidades económico administrativas de los CREAD, dado el crecimiento de la población estudiantil de la Universidad del Tolima a nivel departamental y nacional.

Líder del proceso:  Jefe de División Contable y Financiera
Tel:  2772040 Ext. 9157 
Correo:  Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.