Académicas

Abarca asuntos relacionados con programas académicos, planes de estudio, currículo, matrículas, registro de calificaciones y horarios. También incluye información sobre personal docente, proyectos de investigación y desarrollo pedagógico gestionados por las dependencias del área académica.

Administrativas

Incluye asuntos vinculados a los servicios administrativos, financieros y logísticos. Comprende temas de bienestar universitario y otros caracteres no académicos que corresponden a las áreas de gestión administrativa y apoyo institucional de la Universidad.

Por Escrito

Radicando su comunicación de manera física directamente en la Ventanilla Única de la Oficina de Correspondencia de la Universidad del Tolima.

Requisitos y Garantías

• Si la petición está incompleta, el funcionario le indicará los documentos faltantes en el acto de recibo.

• Si insiste en radicar sin los requisitos, se dejará constancia de ello conforme a la ley.

• En caso de peticiones verbales, podrá solicitar una constancia sucinta de su presentación.

📋 Gestión y Remisión

La Oficina de Correspondencia, como Ventanilla Única y administradora del aplicativo, es responsable de clasificar, registrar y remitir las solicitudes recibidas a la unidad académica o administrativa competente para su debida respuesta.

🔄 Redireccionamiento

Si la dependencia no es competente, se informará de inmediato (verbal) o se remitirá en un plazo de cinco (5) días hábiles (escrito), enviando copia al peticionario. De no existir dependencia competente, se comunicará formalmente al interesado.

⚖️ Solicitudes Incompletas

Si la PQRSDF requiere información adicional para una decisión de fondo, se requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación. El ciudadano tendrá hasta un (1) mes para completar la información.

Tiempos de Trámite

⏱️ Plazo General

Toda PQRDSF deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Los plazos comienzan a contarse a partir del día hábil siguiente a su ingreso por Ventanilla Única.

* Bajo riesgo de sanción disciplinaria por incumplimiento.

📄 Plazos Especiales

📢 Prórrogas

Si excepcionalmente no es posible cumplir el plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, explicando los motivos y fijando un nuevo plazo razonable que no excederá el doble del inicial.

⚖️ Suspensiones (Ley 1437)

Los términos pueden suspenderse por trámites de impedimentos o recusaciones (Art. 12 Ley 1437 de 2011):

• Recusaciones: Suspensión hasta 15 días hábiles.
• Impedimentos: Suspensión hasta 10 días hábiles.

⚠️ Correcciones

Toda petición debe ser respetuosa. Si el objeto no es comprensible, se devolverá para corrección en un plazo de 10 días hábiles; de lo contrario, será archivada. No se devuelven peticiones incompletas.

🔄 Reiteraciones

En solicitudes ya resueltas, la autoridad podrá remitir a respuestas anteriores. Esto no aplica para derechos imprescriptibles o peticiones previamente negadas que ahora subsanen sus deficiencias.

Cumplimiento de Plazos

La Oficina de Correspondencia, en conjunto con las Unidades Académicas y Administrativas responsables de las PQRSDF, deben dar respuesta a la comunidad dentro de los términos de ley. El retardo injustificado puede generar sanciones por la Oficina de Control Disciplinario.

Infraestructura y Soporte

La OTIC se encarga del desarrollo y soporte técnico del software de PQRSDF, así como del diseño y actualización constante de los manuales de administrador y de usuario del aplicativo institucional.

Gestión y Efectividad

Corresponde a la Oficina de Correspondencia la administración del sistema, asegurando un conocimiento profundo de las funciones de cada dependencia para garantizar la efectividad en el trámite y solución de las solicitudes.

Supervisión y Reporte

La Oficina capacita a todas las unidades en el uso del aplicativo, supervisa el cumplimiento normativo y presenta a la Dirección un informe trimestral consolidado de todas las PQRSDF gestionadas.