PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ARCHIVÍSTICA

Procedimiento que permite diseñar, aprobar e implementar la planificación estratégica archivística, conforme a los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.

PROCEDIMIENTO AJUSTE E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

Administrar y controlar la actualización e implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD, permitiendo la conservación del patrimonio documental institucional.

PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

Identificar y agrupar los documentos de las dependencias productoras en series y subseries de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y ordenar los documentos en cada expediente, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó; el trámite que los produjo con el fin de recuperar su orden original y cumplir la normatividad en gestión documental.

PROCEDIMIENTO VENTANILLA ÚNICA

Es el procedimiento mediante el cual se contemplan las normas para el recibo, tramitación y entrega de la correspondencia de la Universidad del Tolima.

 Guía para la elaboración de documentos

PROCEDIMIENTO ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Definir los lineamientos necesarios para la eliminación periódica de los documentos contenidos en las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo, que han perdido su valor administrativo, legal, técnico, jurídico, fiscal y contable por el cual fueron creados; asegurando el control de los mismos y evitando la destrucción de aquellos que posean valor histórico e investigativo para la institución.

PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Realizar la entrega de documentos de los Archivos de Gestión a las instalaciones del Archivo General, previa aplicación de los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental de la institución.

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Este procedimiento establece la metodología que se debe aplicar para la elaboración, revisión, aprobación, modificación, disposición y control de documentos y registros del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad del Tolima.

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO Y CONSULTA DOCUMENTAL

Establecer las directrices generales para la prestación del servicio de consultas y/o préstamos de documentación en el Archivo General, con el fin de garantizar el acceso a la información institucional.

PROCEDIMIENTO CONTROL Y SEGUIMIENTO A ARCHIVOS DE GESTIÓN

Procedimiento mediante el cual se hace seguimiento a la aplicación de los procesos archivísticos en los archivos de gestión de las unidades académico administrativas de la institución.

PROCEDIMIENTO FORMACIÓN ARCHIVÍSTICA

Capacitar a los funcionarios de la institución sobre procesos y procedimientos contemplados y establecidos en el Programa de Gestión Documental - PGD, con el fin de lograr una cultura sostenible de organización de archivos, de la conservación y preservación de la memoria institucional, así como apoyar la buena administración pública de la entidad.

PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA

Los activos de información en la institución son el patrimonio que refleja el desarrollo de las funciones en el cumplimiento de su misión y visión institucional. La clasificación de los activos de información tiene como objetivo asegurar que la información reciba los niveles de protección adecuados, ya que con base en su valor y de acuerdo a otras características particulares requiere un tipo de manejo especial, sirviendo ser utilizados por los servidores públicos, contratistas y terceros de la Universidad del Tolima.

MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

El manual para la elaboración de documentos del SGC es la guía que deben seguir los responsables de la elaboración de los documentos que componen el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad del Tolima. Tiene como objetivo establecer parámetros y bases comunes que unifiquen los criterios y permitan la uniformidad del lenguaje con respecto a unos mínimos generales a todos los documentos.

 Plantilla para documentar procedimientos
 Plantilla para documentar formatos