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Oficina de Correspondencia
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BASE LEGAL
• Resolución de Rectoría No. 0939 de 2006, Por la cual se adopta la Ventanilla Única, se desarrolla el ejercicio del Derecho de Petición y el sistema de atención de quejas, reclamos y sugerencias en la Universidad del Tolima.
• Resolución de Rectoría N° 0652 del 11 de mayo de 2017, por medio de la cual se entrega la actividad de trámite, recepción, atención y resolución de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias a la Oficina de Correspondencia y se reglamenta el funcionamiento de la Ventanilla Única de la Universidad del Tolima”.
• Resolución de Rectoría N° 1142 de 2013, por medio de la cual se modifican las Resoluciones 0939 del 30 de agosto de 2006 y N° 1941 del 20 de septiembre de 2012.
• Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de los Archivos y se dictan otras disposiciones”. Archivo General de la Nación.
• Acuerdo 060/2001, Archivo General de la Nación,” Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.
• Art. 289. Código Penal … El que en provecho propio o ajeno o con perjuicio de otro divulgue o emplee el contenido de un documento que deba permanecer en reserva, incurrirá en arresto de seis (6) meses o dos (2) años siempre que el hecho no constituya delito sancionado con pena mayor … “
• Art. 221. Código Penal. “Falsedad en documento privado… “El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno
(1) a seis (6) años”.
• Art. 224. Código Penal. Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.
• Art. 225 Código Penal. “Otros documentos…” Para efectos de los artículos anteriores se asimilan a documentos, siempre que puedan servir de prueba, las expresiones de personas conciben recogidas por cualquier medio mecánico, los planes, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, radiografías, fonópticas, archivos magnéticos y registro técnico impreso.
• Resolución 348 del 16 de marzo de 2020, adopta la modalidad de DINÁMICA DE TRABAJO EXTRAORDINARIO MEDIADO POR LAS TIC.
• Acuerdo No. 080 del 30 de octubre de 2001 donde El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, dicta pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, y Establece en su ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
• Constitución Política de Colombia, Artículo 23.
• Sentencia C-818 de 2011.
• Concepto del Consejo de Estado 2243 de 2015.
• Ley 1437 de 2011, Artículos 7, 8, 9. . Por la cual se expide el Código de procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
• Ley 1474 DE 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. Artículos 73 y 76.
• Decreto 2641 DE 2012 “Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474de 2011”.
• Ley 1755 de 2015 “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
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OFICINA DE CORRESPONDENCIA DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA
Tramitación interna de documentos
Tramitación interna de documentos
La Oficina de Correspondencia, deberá remitir a los correos institucionales de las diferentes unidades académicas y administrativas todos los documentos internos y externos que llegana la institución debidamente escaneados, los cuales son registrados diariamente en un drivede control interno. Para los documentos que se requieran ser entregados en físico con temas jurídicos y de facturación serán registrados con los correspondientes anexos en el formatoGD PO4 F01 de distribución de correspondencia interna diaria. La entrega correspondencia puerta a puerta: Es la que se realiza cuando se requiere la entrega inmediata de documentos institucionales a entes gubernamentales y sedes administrativas de la universidad. Para los centros regionales o sedes de la universidad del Tolima que soliciten recolección o envió de documentos, harán la solicitud al correo institucional de la oficina de correspondencia, con todas las características requeridas, la oficina de Correspondencia elabora las guías y las envía virtualmente a los correos institucionales de las dependencias y se programara con la empresa encargada la recolección de ser necesario dichos envíos.
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Procedimiento trámite de peticiones, quejas, reclamos, denuncias y sugerencias PQRDS
Procedimiento PQRDS
DEFINICIÓN
Es el procedimiento mediante el cual se establecen las acciones necesarias para atender y tramitar las peticiones, quejas, reclamos, denuncias o sugerencias presentadas por los ciudadanos.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a toda petición, queja, reclamo, denuncia o sugerencia, presentada por los ciudadanos a la Universidad el Tolima. Inicia con la recepción del documento en la ventanilla única de la Oficina de Correspondencia; el registro y remisión del documento a la unidad académica o administrativa encargada de dar la respuesta; la evaluación y seguimiento a los trámites y tiempos de respuesta; la presentación de informes a la alta dirección; y culmina con la toma de acciones preventivas, correctivas y de mejora en el servicio.
GENERALIDADES
Los trámites, los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas, y facilitar las relaciones de los particulares con las Instituciones como usuarias o destinatarias de sus servicios, de conformidad con los principios y reglas previstas en la Constitución Política y en la Ley.
La Universidad del Tolima, se rige por los principios de la autonomía y la democracia, a la luz de claros principios éticos, destacándose la importancia del servicio de atención al ciudadano como herramienta de gestión y control para mejorar de forma continua el que hacer institucional y aumentar el nivel de satisfacción de los usuarios que acuden a ella para atender adecuadamente sus problemas y demandas y convertir la información en un medio importante para mejorar la imagen de la institución y como un instrumento esencial para la toma de decisiones.
Para este procedimiento en adelante la sigla PQRD,s corresponde a la abreviatura de Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias y Sugerencia La evaluación del nivel de satisfacción de los usuarios se realizará conforme a lo establecido en el procedimiento MC-P04.
