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- Derecho de petición
- Acciones de tutelas
- Estudios previos
- Perfeccionamiento y legalizacion de contratos
- Actas contractuales
- Convenios
- Resoluciones
Derecho de petición
- 10 días hábiles para solicitudes de información o de copias.
- 15 días hábiles para peticiones de interés general o particular.
- 30 días hábiles para consultas.
Acciones de tutelas
- Analizar los hechos y las pretensiones planteadas por el accionante.
- Recopilar la información y los soportes relacionados con el caso.
- Hacer uso de los formatos preestablecidos en el sistema de gestión de la calidad.
- Coordinar con la Oficina Jurídica y Contractual para garantizar una respuesta completa y de fondo.
El incumplimiento de estas órdenes puede generar consecuencias disciplinarias, afectar la adecuada defensa de la institución y generar consecuencias y riesgos jurídicos.
Estudios previos
ESTUDIOS PREVIOS
1.Si requiero contratar la prestación de un servicio o un bien cuyo valor supere los 200 salarios mínimos mensuales legales vigente, ¿Qué debo hacer?
Identificada la necesidad debo elaborar el formato JC-P03-F01 del sistema de gestión de la calidad detallado las razones o motivos que originan la necesidad, indicar las características técnicas del bien y servicio, relacionada las obligaciones que deseo sean ejecutadas, indicar el perfil mínimo requerido, entre otros aspectos.
Una vez cuenta con el formato JC-P03-F01 diligenciado y firmado por la dependencia solicitante y el ordenador del gasto debo remitirlo al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. para su respectivo trámite.
2.Si requiero contratar la compra de un bien cuyo valor sea igual o inferior a 100 salarios mínimos mensuales legales vigente, ¿Qué debo hacer?
Identificada la necesidad debo elaborar el formato JC-P03-F02 del sistema de gestión de la calidad detallado las razones o motivos que originan la necesidad, indicar las características técnicas del bien y servicio, relacionada las obligaciones que deseo sean ejecutadas, indicar el perfil mínimo requerido, entre otros aspectos.
Una vez cuenta con el formato JC-P03-F02 diligenciado y firmado por la dependencia solicitante y el ordenador del gasto debo remitirlo al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. para su respectivo trámite.
3.¿Una vez radicada la solicitud o necesidad que debo hacer?
Una vez recibida la solicitud, la Oficina Jurídica y Contractual procederá a:
Revisar la información contenida en los formatos que soportan la necesidad.
Solicitar cotizaciones a proveedores, cuando corresponda.
Elaborar los documentos de consulta y análisis de precios del mercado.
Solicitar los documentos habilitantes requeridos
Elaborar los estudios previos
De todo lo anterior, desde la Oficina Jurídica y Contractual se notificará a la dependencia solicitante, por lo cual, debes estar atento al correo electrónico registrado en el formato de necesidad.
4.¿Qué sucede si el proveedor no responde los requerimientos de información o documentos realizados por la Oficina Jurídica y Contractual?
La Oficina Jurídica y Contractual efectuará hasta dos (2) requerimientos formales al proveedor, en los cuales se indicará expresamente la fecha límite para la radicación de la documentación correspondiente.
Si, pese a los dos (2) requerimientos realizados, persiste la ausencia de envió de documentos o información, se procederá a informar sobre el desistimiento del proceso.
Perfeccionamiento y legalizacion de contratos
PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION DE CONTRATOS
1.¿Qué tipos de contratos se encuentran exentos del pago de estampillas como requisito de legalización?
De conformidad con la Ordenanza No. 015 de 2025 emitida por la Gobernación del Tolima, los contratos de prestación servicios de apoyo a la gestión, profesionales y prestación de servicios con personas naturales se encuentran exentos del pago de estampillas como requisito de legalización de contratos.
2.¿Cómo se realizará el pago de estampillas en contratos de prestación servicios de personas naturales?
El pago de las estampillas se realizará mediante deducción directa de los valores a pagar al contratista.
En los contratos celebrados entre enero y agosto, el valor total de las estampillas será descontado de los dos primeros pagos efectuados al contratista.
En los contratos celebrados entre septiembre y diciembre, el valor total de las estampillas será descontado del primer pago o, en su defecto, del único pago, cuando el contrato así lo contemple.
3.Como contratista, ¿Debo establecer el valor de deducción de las estampillas al momento de presentar el informe de actividades?
No, la Dirección Contable y Financiera es la dependencia responsable de realizar y efectuar el reporte correspondiente para la aplicación de las deducciones en los pagos al contratista.
4.¿Cuáles son los documentos requeridos para la legalización de un contrato?
Si tu contrato es un contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión o profesional, son los siguientes:
Certificado de ARL vigente
Póliza contractual
Si tu contrato es un contrato de prestación de servicios de una persona natural, únicamente se debe allegar la póliza contractual correspondiente.
Si tu contrato es un contrato de suministro, obra, prestación de servicios de una persona jurídica, compraventa o consultoría, debes allegar los siguientes documentos:
Póliza contractual
Estampillas originales (link)
5.¿Cuántos días tengo para allegar la documentación correspondiente para la legalización del contrato?
El Estatuto de Contratación de la Universidad del Tolima dispuso de un término para allegar la documentación correspondiente cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de notificación.
6.¿Cómo se reclaman las estampillas departamentales?
La mismas deben reclamarse en el Centro de Atención al Contribuyente (Carrera 4 N° 9 - 67 Ibagué), presentando el recibo de pago original que te dan en el banco y copia del contrato firmado; allí te solicitarán una dirección de correo electrónico para la remisión de las estampillas digitales o electrónicas.
Una vez se reclaman, debes allegar las mismas en formato PDF al correo de Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..
7.¿Se puede remitir únicamente el recibo de pago de las estampillas?
No, como requisito para la legalización del contrato, deberán allegarse las estampillas originales y correspondientes.
8.¿Con que fecha sale el acta de inicio del contrato?
El acta de inicio se suscribe una vez el contrato se encuentra legalizado y perfeccionado, y se ha verificado el cumplimiento de todos los requisitos exigidos para su ejecución.
La Oficina Jurídica y Contractual en cumplimiento del plan de mejoramiento realizado por la Contraloría Departamental del Tolima, posee la obligación de realizar el cargue respectivo en la plataforma SECOP II de los contratos que se encuentren legalizados y perfeccionados en los tres (03) días hábiles siguientes a la fecha del acta de inicio.
En consecuencia, la fecha del acta de inicio se determina una vez la Oficina Jurídica y Contractual revise y valide que la documentación requerida se encuentre completa y en debida forma.
9.¿Puedo iniciar labores sin acta de inicio?
No, la Oficina Jurídica y Contractual insta a los supervisores de los contratos a iniciar las labores del contratista únicamente cuando el acta de inicio se encuentre debidamente suscrita o firmada por todas las partes.
10. ¿Cuáles son las estampillas departamentales que se deben pagar de acuerdo con la tipología contractual?
| No. | TIPOLOGIA CONTRACTUAL | PRO DESARROLLO | PRO CULTURA | ADULTO MAYOR | ELECTRIFICADORA | TOLIMA 150 AÑOS | PRO UT | PRO HOSPITALES |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Asesoría – P. Jurídica | X – 1% | X – 3% | X – 2% | X – 2 % | |||
| 2 | Asesoría – P. Natural | X – 1% | X – 2% | X – 2 % | ||||
| 3 | Concesión | X – 1% | X – 3% | X – 0.5% | X – 2% | X – 3% | ||
| 4 | Consultoría | X – 1% | X – 2% | X – 3% | ||||
| 5 | Obra Pública | X – 2% | X – 1% | X – 2% | ||||
| 6 | Interventoría | X – 1 % | X – 3% | X – 2 % | ||||
| 7 | Órdenes de compra | X – 1% | X – 3% | X – 1 % | ||||
| 8 | Prestación de servicio - persona natural | X – 1% | X – 0.5% | X – 1% | ||||
| 9 | Prestación de servicio - persona jurídica | X – 1% | X – 0.5% | X – 1% | ||||
| 10 | Encargo Fiduciario y fiducia pública | X – 1% | X – 3% | |||||
| 11 | Suministro P. Jurídica | X – 1% | X – 3% | X – 2% | X – 1% | |||
| 12 | Suministro P. Natural | X – 1% | X – 2% | X – 1% | ||||
| 13 | Compraventa P. Jurídica | X – 1% | X – 3% | X – 1% | ||||
| 14 | Compraventa P. Natural | X – 1% | X – 1% | |||||
| 15 | Arrendamiento – P. jurídica | X – 1% | X – 3% |
11.¿Debo remitir el pago a seguridad social como requisito de legalización del contrato?
No, únicamente deberá remitir el certificado de afiliación a ARL (si aplica), póliza contractual correspondiente y pago de estampillas (si aplica).
12.¿Se puede proyectar el acta de inicio del contrato sin que medie remisión por parte de la Oficina Jurídica y Contractual?
No, la Oficina Jurídica y Contractual es la única dependencia competente para realizar la proyección de las actas de inicio de los contratos que se expidan en la Universidad.
En ese sentido, cualquier acta de inicio que no haya sido proyectada por esa dependencia carece de validez, por cuanto desconoce el procedimiento establecido para la legalización y ejecución contractual.
13.¿Qué pasa si no remito los documentos de legalización en los cinco (05) días hábiles establecidos para ello?
La Oficina Jurídica y Contractual efectuará hasta dos (2) requerimientos formales al contratista, en los cuales se indicará expresamente la fecha límite para la radicación de la documentación correspondiente.
Si, pese a los dos (2) requerimientos realizados, persiste la ausencia de envió de documento, se procederá a la anulación del contrato, conforme a las disposiciones y procedimientos institucionales vigentes.
14.¿Puedo modificar las actas de inicio remitidas por la Oficina Jurídica y Contractual?
No, la única dependencia competente para realizar la proyección y las modificaciones correspondientes a las actas de inicio corresponde a la Oficina Jurídica y Contractual.
Lo anterior obedece a la necesidad de garantizar la seguridad jurídica de la Universidad del Tolima y el cumplimiento del procedimiento institucional vigente.
15.¿Qué pasa si no se suscribe el acta de inicio en los tres (03) días siguientes hábiles siguientes a la remisión?
La Oficina Jurídica y Contractual procederá a proyectar nuevamente el acta de inicio, fijando una fecha posterior a la inicialmente prevista, en cumplimiento de los planes de mejoramiento adoptados y del procedimiento institucional vigente.
Actas contractuales
ACTAS CONTRACTUALES
1 ¿Cuál es el alcance del acta de modificación?
El acta de modificación permite ajustar diversas condiciones del contrato, sin que ello se modifique el objeto contractual.
A través de un acta de modificación se pueden ajustar aspectos tales como los productos o entregables y las obligaciones contractuales.
Estas modificaciones deben estar debidamente justificadas y deben ser solicitadas, perfeccionada y legalizadas antes del vencimiento del plazo de ejecución.
2 ¿Qué documentos debo anexar al momento de solicitar un acta de adición?
Para la solicitud de un acta de adición contractual, se deben anexar los siguientes documentos:
Oficio suscrito por el ordenador del gasto y el supervisor del contrato, en el que se expongan de manera clara y motivada las razones que justifican la adición.
Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) expedido.
En caso de que la adición requiera un aumento de cantidades, deberá remitirse cotizaciones o propuesta económica del contratista discriminando los conceptos de subtotal, IVA, AIU, total.
3 ¿Qué debo hacer si requiero adelantar una cesión de un contrato?
Para tramitar la cesión de un contrato, se deben aportar los siguientes documentos al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.:
Oficio suscrito por el supervisor y el ordenador del gasto solicitando la cesión, indicando las razones que la justifican; incluyendo un balance financiero o estado de ejecución del contrato, con el fin de verificar el estado actual del mismo
Hoja de vida del posible cesionario con sus respectivos soportes.
Previamente, en calidad de supervisor debes verificar que el posible Cesario acredita el mismo o mejor perfil del cedente.
4 ¿El reinicio del contrato es automático?
No, para que el contrato retome su ejecución, el supervisor del contrato debe solicitarlo mediante oficio, indicando que el contrato supero los motivos que originaron la suspensión.
5 ¿Puedo modificar las actas remitidas por la Oficina Jurídica y Contractual?
No, la única dependencia competente para realizar la proyección y las modificaciones correspondientes a las actas corresponde a la Oficina Jurídica y Contractual.
Lo anterior obedece a la necesidad de garantizar la seguridad jurídica de la Universidad del Tolima y el cumplimiento del procedimiento institucional vigente.
Convenios
CONVENIOS
- ¿Cómo inicia el trámite?
La unidad solicitante debe diligenciar y radicar al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. los siguientes tres formatos: justificación y pertinencia del convenio, designación de supervisor, y minuta del convenio.
- ¿Es procedente celebrar un convenio en una minuta que no sea institucional?
Sí, se trata de un convenio en minuta del cooperante. Es necesario advertir que esta dependencia revisará, eliminará o ajustará las cláusulas que se consideren abusivas.
- ¿Es posible celebrar un convenio específico sin que exista un convenio marco?
Sí, los convenios específicos se deben a la precisión, detalle y definición de las actividades a desarrollar y pueden derivarse de una alianza con bases amplias (Convenio Marco), o iniciarse de manera independiente.
- ¿Quienes pueden ejercer la supervisión de un convenio?
La supervisión de un convenio recae en un funcionario de planta, lo anterior en razón a que cuentan un vínculo permanente con la Universidad, de manera que se garantiza la continuidad institucional, la memoria histórica del proceso y se facilita un control adecuado.
- ¿Los cooperantes pueden radicar la solicitud de un convenio?
No, esta facultad es propia de las dependencias solicitantes. La persona jurídica o natural interesada en suscribir una alianza con la Universidad podrá presentar propuesta ante las unidades competentes y de alcanzar un acuerdo, será la unidad académica o administrativa interesada la encargada de radicar a la Oficina Jurídica y Contractual los formatos necesarios.
- ¿Es posible celebrar un convenio con más de un cooperante?
Sí, siempre y cuando existan obligaciones recíprocas orientadas a un mismo objetivo.
- ¿Que se requiere para solicitar la modificación de un convenio?
Se solicita mediante un oficio suscrito por el supervisor y el ordenador del gasto, en cual se deben indicar las condiciones que originan la modificación del convenio, el cambio requerido e informe de las actividades realizadas.
Resoluciones
RESOLUCIONES
1. ¿Con cuánta anticipación debo radicar el proyecto de resolución?
Los proyectos de resolución deben radicarse con una antelación mínima de cinco (05) días hábiles previos a la fecha de inicio de la actividad o situación administrativa. Este plazo busca garantizar la revisión, ajuste y expedición oportuna del acto administrativo.
2. ¿Qué sucede si no cumplo con el plazo mínimo de cinco (05) días hábiles?
Las solicitudes que no cumplan con este término no serán tramitadas. En estos casos, la dependencia deberá realizar una nueva radicación cumpliendo los tiempos establecidos.
3. ¿Desde qué momento se cuentan los cinco (05) días hábiles?
El término se cuenta hacia atrás desde la fecha en que debe iniciar la actividad, comisión, reconocimiento o situación administrativa que se pretende formalizar mediante la resolución.
4. ¿Por qué medio se debe radicar la solicitud?
La radicación se realiza a través de los correos electrónicos institucionales dispuestos para tal fin, de acuerdo con la competencia:
Dirección Gestión del Talento Humano: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. – Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Oficina Jurídica y Contractual: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. – Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
5. ¿A qué dependencia debo enviar mi solicitud?
La solicitud debe enviarse a la dependencia indicada en la tabla de la circular, según el tipo de Resolución. En caso de duda, se recomienda consultar previamente con la Dirección Gestión del Talento Humano o la Oficina Jurídica y Contractual.
6. ¿Debo enviar la solicitud a ambas dependencias (Talento Humano y Jurídica)?
No. La solicitud debe remitirse únicamente a la dependencia competente según el tipo de trámite. Esta se encargará de gestionar las revisiones internas a que haya lugar.
7. ¿Qué ocurre si la solicitud está incompleta o faltan soportes?
La solicitud no podrá ser tramitada hasta tanto se encuentren completos todos los requisitos. La dependencia solicitante deberá remitir la información faltante para continuar con el proceso.
8. ¿Se pueden subsanar documentos o debo radicar nuevamente?
En caso de requerirse ajustes o documentos adicionales, la dependencia competente podrá solicitarlos. No obstante, si no se cumplen los términos mínimos de radicación, será necesario realizar una nueva solicitud.
9. ¿Existe un formato estándar para los proyectos de Resolución?
En algunas situaciones si existen formatos predeterminados, sin embargo, en casos excepcionales se recomienda consultar previamente con la Dirección Gestión del Talento Humano o la Oficina Jurídica y Contractual a fin de seguir los lineamientos institucionales para la estructuración de actos administrativos, asegurando que el proyecto incluya considerandos claros, normativa vigente y parte resolutiva coherente.
10. ¿Qué debe incluir obligatoriamente el proyecto de Resolución?
Como mínimo:
- Normativa vigente aplicable
- Considerandos claros y numerados
- Parte resolutiva precisa
- Soporte presupuestal (CDP), cuando aplique
11. ¿El Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) es obligatorio en todos los casos?
El CDP es obligatorio en todos los trámites que impliquen recursos económicos y debe adjuntarse al momento de la radicación del proyecto.
12. ¿Puedo iniciar una actividad sin que la Resolución esté expedida y notificada?
No. El acto administrativo solo produce efectos jurídicos una vez ha sido expedido y debidamente notificado por la Secretaría General.
13. ¿Quién realiza la notificación de la Resolución?
La notificación es realizada por la Secretaría General.
14. ¿Cómo puedo hacer seguimiento al estado de mi solicitud?
El seguimiento puede realizarse a través del correo electrónico al cual fue remitida la solicitud.
15. ¿Qué sucede si necesito modificar o aclarar una Resolución ya expedida?
Debe radicarse una nueva solicitud adjuntando:
- Oficio de solicitud con la justificación
- Acto administrativo a modificar
- CDP, en caso de implicar recursos adicionales
16. ¿Qué pasa si mi trámite no encaja claramente en una categoría de la tabla?
Se recomienda consultar previamente con la Oficina Jurídica y Contractual o la Dirección Gestión del Talento Humano para definirla ruta adecuada.
17. ¿Los formatos institucionales deben ir firmados?
Sí. Los formatos deben estar debidamente diligenciados y firmados, ya sea mediante firma manuscrita o firma digital autorizada.
18. ¿Se pueden solicitar soportes adicionales a los establecidos en la circular?
Sí. La Dirección Gestión del Talento Humano y la Oficina Jurídica y Contractual podrán requerir documentos adicionales cuando sea necesario para el análisis del caso.
