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Escudo
Jue, 16 Julio 2020 5:01:40 pm
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  • graduados
  • docentes
  • funcionarios
sic Gestión Documental
Caracterización Indicadores Mapa de riesgos

 

PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ARCHIVÍSTICA

Procedimiento que permite diseñar, aprobar e implementar la planificación estratégica archivística, conforme a los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.

Código: GD-P01
Fecha de aprobación: 16-06-2020
Versión: 1

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PROCEDIMIENTO AJUSTE E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

Administrar y controlar la actualización e implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD, permitiendo la conservación del patrimonio documental institucional.

Código: GD-P02
Fecha de aprobación: 16-06-2020
Versión: 1

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Tabla de retención documental

GD-P02-F01 16-06-2020 1

 

PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

Identificar y agrupar los documentos de las dependencias productoras en series y subseries de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y ordenar los documentos en cada expediente, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó; el trámite que los produjo con el fin de recuperar su orden original y cumplir la normatividad en gestión documental.

Código: GD-P03
Fecha de aprobación: 16-06-2020
Versión: 1

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Formato único de inventario documental GD-P03-F01 16-06-2020 1
Tabla de contenido actos administrativos GD-P03-F02 13-05-2020 1

 

PROCEDIMIENTO VENTANILLA ÚNICA

Es el procedimiento mediante el cual se contemplan las normas para el recibo, tramitación y entrega de la correspondencia de la Universidad del Tolima.

Código: GD-P04
Fecha de aprobación: 22-05-2018
Versión: 6

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Formato  Código Fecha de aprobaciónVersiónDescargar
Distribución de correspondencia interna diaria recibida GD-P04-F01 20-06-2017 5
Recolección de correspondencia interna diaria GD-P04-F02 12-02-2018 5
Distribución de correspondencia externa GD-P04-F03 20-06-2017 4

Icono pdf Guía para la elaboración de documentos

 

PROCEDIMIENTO ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Definir los lineamientos necesarios para la eliminación periódica de los documentos contenidos en las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo, que han perdido su valor administrativo, legal, técnico, jurídico, fiscal y contable por el cual fueron creados; asegurando el control de los mismos y evitando la destrucción de aquellos que posean valor histórico e investigativo para la institución.

Código: GD-P05
Fecha de aprobación: 16-06-2020
Versión: 1

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Formato  Código Fecha de aprobaciónVersiónDescargar
Acta de eliminaciones documentales archivo general GD-P05-F01 16-06-2020 1

Acta eliminaciones documentales de apoyo archivos de gestión  

GD-P05-F02 13-05-2020 1

 

PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Realizar la entrega de documentos de los Archivos de Gestión a las instalaciones del Archivo General, previa aplicación de los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental de la institución.

Código: GD-P06
Fecha de aprobación: 16-06-2020
Versión: 1

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Formato  Código Fecha de aprobaciónVersiónDescargar
Acta de transferencia documental GD-P06-F01 13-05-2020 1

 

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Este procedimiento establece la metodología que se debe aplicar para la elaboración, revisión, aprobación, modificación, disposición y control de documentos y registros del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad del Tolima.

Código: GD-P07
Fecha de aprobación: 01-02-2017
Versión: 9

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Formato  Código Fecha de aprobaciónVersiónDescargar
Listado maestro de documentos GD-P07-F01 01-02-2017 6
Normograma GD-P07-F02 01-02-2017 4
Solicitud de creación o modificación de documentos GD-P07-F03 01-02-2017 8
Acta de reunión GD-P07-F04 02-02-2017 5

 

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO Y CONSULTA DOCUMENTAL

Establecer las directrices generales para la prestación del servicio de consultas y/o préstamos de documentación en el Archivo General, con el fin de garantizar el acceso a la información institucional.

Código: GD-P08
Fecha de aprobación: 20-06-2020
Versión: 1

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Control de préstamo documental GD-P08-F01 13-05-2020 1

 

PROCEDIMIENTO CONTROL Y SEGUIMIENTO A ARCHIVOS DE GESTIÓN

Procedimiento mediante el cual se hace seguimiento a la aplicación de los procesos archivísticos en los archivos de gestión de las unidades académico administrativas de la institución.

Código: GD-P09
Fecha de aprobación: 20-06-2020
Versión: 1

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PROCEDIMIENTO FORMACIÓN ARCHIVÍSTICA

Capacitar a los funcionarios de la institución sobre procesos y procedimientos contemplados y establecidos en el Programa de Gestión Documental - PGD, con el fin de lograr una cultura sostenible de organización de archivos, de la conservación y preservación de la memoria institucional, así como apoyar la buena administración pública de la entidad.

Código: GD-P10
Fecha de aprobación: 18-06-2020
Versión: 1

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MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

El manual para la elaboración de documentos del SGC es la guía que deben seguir los responsables de la elaboración de los documentos que componen el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad del Tolima. Tiene como objetivo establecer parámetros y bases comunes que unifiquen los criterios y permitan la uniformidad del lenguaje con respecto a unos mínimos generales a todos los documentos.

Código: GD-M01
Fecha de aprobación: 03-04-2017
Versión: 7

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icono word Plantilla para documentar procedimientos
icono excel Plantilla para documentar formatos

Lider del proceso:  Secretario(a) General
Tel:  2772022
Correo:  Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Lider del proceso:  Director(a) Oficina de Desarrollo Institucional
Tel:  2772025
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