Organigrama

: 07 Mayo 2020; Visto: 6199

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE GRADUADOS

Procedimiento mediante el cual se realiza registro, seguimiento, monitoreo e interacción con los graduados que conlleve a mantener un vínculo con la Universidad.

Código: PS-P01

Fecha de aprobación: 06-08-2019

Versión: 4

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PROCEDIMIENTO PARA PROGRAMAS DE MOVILIDAD ACADÉMICA ESTUDIANTIL

El Programa de Movilidad Académica Internacional de la Universidad del Tolima es la posibilidad que tienen los estudiantes propios y extranjeros de tener una experiencia académica y cultural nacional y/o internacional.

Código: PS-P03

Fecha de aprobación: 21-04-2017

Versión: 5

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Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
Solicitud de intercambio estudiantil	PS-P03-F01	21-04-2017	5
Autorización y preaval de asignaturas	PS-P03-F02	07-07-2017	5
Carta de compromiso estudiante	PS-P03-F03	21-04-2017	4
Solicitud de admisión estudiantes extranjeros	PS-P03-F04	21-04-2017	4
Carta convenio pasantes	PS-P03-F05	21-04-2017	4
Solicitud pasante internacional o nacional	PS-P03-F06	21-04-2017	4
Formulario de llegada estudiantes entrantes/arrival form for incoming students	PS-P03-F07	21-04-2017	2
Formato registro de matrícula estudiantes entrantes	PS-P03-F08	21-04-2017	2
Paz y salvo estudiantes entrantes	PS-P03-F09	21-04-2017	2
Carta de compromiso estudiante entrante	PS-P03-F10	21-04-2017	1
Solicitud de admisión estudiantes nacionales	PS-P03-F11	21-04-2017	2
Formato de evaluación de intercambio – salientes	PS-P03-F12		1
Formato de evaluación de intercambio - entrantes	PS-P03-F12		1

PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y ENTREGA DE RESULTADOS LABORATORIO LASEREX

Evidenciar los procedimientos aplicados en el análisis de suelos, aguas, foliares y bromatológicos, entre otros, realizados en los Laboratorios de Servicios de Extensión en Análisis Químico. LASEREX

Código: PS-P04

Fecha de aprobación: 10-09-2019

Versión: 7

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Formato	Código	Versión
Recepción de muestras para análisis químico de suelos - Laserex	PS-P04-F01	5
Recepción de muestras para análisis químicos de agua - Laserex	PS-P04-F02	5
Recepción de muestras para análisis químico bromatológico - foliares y otros - Laserex	PS-P04-F03	4
Protocolo toma de muestras de suelos
Protocolo toma de muestras de aguas
Protocolo toma de muestras de foliares
Reporte resultados análisis químico de suelos - Laserex	PS-P04-F04
Reporte resultados análisis químico de agua - Laserex	PS-P04-F05
Reporte resultados análisis químico de agua de piscinas - Laserex	PS-P04-F06
Reporte resultados análisis químico bromatológicos, foliares y otros - Laserex	PS-P04-F07
Reporte resultados análisis microbiológico - Laserex	PS-P04-F08
Reporte de reprocesos de las determinaciones - Laserex	PS-P04-F09
Instructivo de análisis de muestras de suelos laboratorio - Laserex	PS-I01
Instructivo de análisis de muestras de aguas laboratorio - Laserex	PS-I02
Instructivo para el análisis de muestras de bromatología, foliares y análisis especiales	PS-I03
Instructivo de limpieza y manejo de residuos del laboratorio - Laserex	PS-I04

PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN , APROBACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE PROYECCIÓN SOCIAL

Procedimiento mediante el cual se describen las actividades a seguir para la presentación, aprobación y seguimiento a los proyectos de proyección social desarrollados en la Universidad del Tolima.

Código: PS-P05

Fecha de aprobación: 06-07-2017

Versión: 3

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
Presentación proyectos de proyección social	PS-P05-F01	22-05-2018	4
Acta de inicio proyectos	PS-P05-F02	06-07-2017	2
Carta de compromiso	PS-P05-F03	06-07-2017	2
Presentación informe de avance proyectos de proyección social	PS-P05-F04	06-07-2017	2
Evaluación informe de avance	PS-P05-F05	06-07-2017	2
Acta de finalización proyectos de proyección social	PS-P05-F06	06-07-2017	2
Evaluación de pares proyecto de proyección social	PS-P05-F07	06-07-2017	2

INSTRUCTIVO PARA LA PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE APOYOS ECONÓMICOS

Instructivo por el cual se describen las actividades para la presentación y aprobación de apoyos económicos para el desarrollo de actividades de Proyección Social universitaria.

Código: PS-I07

Fecha de aprobación: 06-07-2017

Versión: 2

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Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Solicitud de apoyo económico	PS-I07-F01	06-07-2017	4
Guía para el diligenciamiento del formato de solicitud de apoyo económico para actividades de proyección social

PROCEDIMIENTO MANEJO MUESTRAS BIOLÓGICAS PARA DIGNÓSTICO LABORATORIO DIÁGNOSTICO VETERINARIO

Este procedimiento establece los lineamientos para el manejo de muestras biológicas para el diagnóstico veterinario en el Laboratorio Diagnóstico Veterinario.

Código: PS-P11

Fecha de aprobación: 01-07-2017

Versión: 2

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Solicitud de análisis	PS-P11-F01	01-07-2017	02

PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE USUARIOS CENTRO DE CONCILIACIÓN Y CONSULTORIO JURÍDICO

Es el procedimiento mediante el cual se describen todas las actividades a realizar para la atención de los usuarios del centro de conciliación y consultorio jurídico de la Universidad del Tolima.

Código: PS-P46

Fecha de aprobación: 06-03-2018

Versión: 2

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
Manual centro de conciliación y consultorio jurídico de la Universidad del Tolima	PS-M01	20-04-2017	2
Formato de verificación de usuarios	PS-P46-F01	06-03-2018	3
Diagnóstico derecho privado	PS-P46-F02	06-03-2018	3
Diagnóstico derecho laboral y seguridad social	PS-P46-F03	06-03-2018	3
Diagnóstico derecho penal	PS-P46-F04	06-03-2018	2
Diagnóstico derecho público	PS-P46-F05	06-03-2018	3
Inicio de actuación judicial y/o administrativa	PS-P46-F06	20-04-2017	2
Cierre de caso	PS-P46-F07	20-04-2017	2
Solicitud de conciliación	PS-P46-F08	06-03-2018	3
Formato de permanencia	PS-P46-F09	06-03-2018	3
Auditoría de expedientes y/o proyectos	PS-P46-F10	20-04-2017	2
Formato de designación de estudiante	PS-P46-F11	06-03-2018	3
Citación a audiencia de conciliación extrajudicial	PS-P46-F12	21-04-2017	2
Citación a audiencia de conciliación extrajudicial convocante	PS-P46-F13	21-04-2017	2
Citación a audiencia de conciliación extrajudicial	PS-P46-F14	21-04-2017	2
Requerimiento a usuario	PS-P46-F15	21-04-2017	2
Constancia de no comparecencia	PS-P46-F16	06-03-2018	3
Constancia de no acuerdo	PS-P46-F17	06-03-2018	3
Constancia de suspensión de audiencia conciliación	PS-P46-F18	06-03-2018	1
Certificado de trámite	PS-P46-F19	06-03-2018	1
Acuerdo conciliación total	PS-P46-F20	06-03-2018	1
Acuerdo conciliación parcial	PS-P46-F21	06-03-2018	1
Acta de compromiso usuario	PS-P46-F22	06-03-2018	1
Vigilancia de procesos	PS-P46-F23	06-03-2018	1
Concepto jurídico en privado, público, y laboral y seguridad social	PS-F46-F24	06-03-2018	1
Concepto jurídico derecho penal	PS-F46-F25	06-03-2018	1
Concepto jurídico conciliación	PS-F46-F26	06-03-2018	1

PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR, MODIFICAR Y RENOVAR CONVENIOS - ORI

Un convenio es un acuerdo de voluntades bilateral o multilateral, suscrito entre instituciones/universidades, en este caso entre la Universidad del Tolima y una institución/universidad/organismo nacional o internacional. Dentro de este acuerdo se establecen las bases de cooperación, las obligaciones y compromisos de las partes.

Código: PS-P47

Fecha de aprobación: 06-07-2017

Versión: 2

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Formulario para solicitud de firma de convenio-ORI	PS-P47-F01	06-07-2017	2

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE APOYOS ECONÓMICOS - ORI

Entiéndase por apoyo económico aquellos aportes otorgados a los estudiantes activos destacados de los programas de pregrado y postgrado que ofrece la Universidad del Tolima, destinados a cubrir parte de los gastos que se puedan derivar de una movilidad académica internacional.

Código: PS-P48

Fecha de aprobación: 06-07-2017

Versión: 2

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Solicitud apoyo económico-ORI	PS-P48-F01	06-07-2017	2
Constancia de permanencia	PS-P48-F02	06-07-2017	2

PROCEDIMIENTO INSCRIPCIÓN Y MATRÍCULA EN EL SERVICIO DE EXTENSIÓN EN IDIOMAS EXTRANJEROS

Procedimiento que tiene por objeto describir los pasos para la inscripción y matrícula de usuarios nuevos o antiguos a los cursos de idiomas en el Servicio de Extensión en Idiomas Extranjeros de la Universidad del Tolima (SEIE-UT).

Código: PS-P49

Fecha de aprobación: 10-10-2017

Versión: 1

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
Inscripciones grupo de niños	PS-P49-F01	10-10-2017	1
Inscripciones grupo de adultos	PS-P49-F02	10-10-2017	1
Inscripciones exámenes de clasificación para adultos	PS-P49-F03	10-10-2017	1
Resultados de éxamenes de clasificación	PS-P49-F04	10-10-2017	1
Matrícula	PS-P49-F05	10-10-2017	1

: 09 Junio 2020; Visto: 7588

PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN

Procedimiento mediante el cual se describen las actividades a seguir para la presentación, aprobación, y seguimiento a los proyectos de investigación desarrollados en la Universidad del Tolima.

Código: IN-P01

Fecha de aprobación: 05-06-2017

Versión: 8

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
Presentación de proyectos de investigación	IN-P01-F01	05-06-2017	4
Presentación del informe de avance	IN-P01-F02	05-06-2017	4
Evaluación de informe	IN-P01-F03	05-06-2017	3
Carta de compromiso laboral investigativo-proyecto de profesores	IN-P01-F04	27-10-2017	4
Acta de comités	IN-P01-F05	05-06-2017	2
Lista de chequeo	IN-P01-F06	05-06-2017	2
Evaluación de proyectos de investigación	IN-P01-F07	05-06-2017	2
Presentación de informe final del proyecto	IN-P01-F08	05-06-2017	2
Carta de compromiso laboral investigativo profesores catedráticos	IN-P01-F09	05-06-2017	2
Carta de compromiso - Proyecto de estudiantes	IN-P01-F10	09-06-2020	3
Carta de compromiso laboral investigativo-proyectos de profesores UT - Sistema General de Regalías	IN-P01-F11	05-06-2017	2
Carta de compromiso laboral investigativo-semilleros-sistema general de regalías	IN-P01-F12	05-06-2017	2

PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE GRUPOS Y SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN

Procedimiento mediante el cual se describen las actividades a seguir para la presentación, aprobación y seguimiento de los Grupos y Semilleros de Investigación.

Código: IN-P02

Fecha de aprobación: 05-06-2017

Versión: 3

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
Presentación de grupos de investigación	IN-P01-F01	05-06-2017	2
Propuesta de semillero de investigación	IN-P01-F02	05-06-2017	4
Actividades de grupo investigación	IN-P01-F03	05-06-2017	2
Actividades semillero de investigación	IN-P01-F04	05-06-2017	2
Carta de compromiso laboral investigativo-grupos de investigación	IN-P01-F05	05-06-2017	2
Carta de compromiso laboral investigativo-semilleros	IN-P01-F06	20-10-2017	3

PROCEDIMIENTO PROGRAMA DE INVESTIGACIÓN CENTRO DE ESTUDIOS REGIONALES

Este procedimiento describe todas las actividades para la formulación, seguimiento, evaluación y cierre de los estudios y proyectos de Desarrollo Regional y Local adelantados en nombre propio o por convenio por el Centro de Estudios Regionales de la Universidad del Tolima.

Código: IN-P03

Fecha de aprobación: 05-06-2017

Versión: 2

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
CERE-UT Ficha de formulación	IN-P03-F01	05-06-2017	2
CERE-UT Ficha de viabilidad	IN-P03-F02	05-06-2017	2
CERE-UT Ficha de Informe	IN-P03-F03	05-06-2017	2
CERE-UT Ficha de seguimiento	IN-P03-F04	05-06-2017	2
CERE-UT Ficha de evaluación final	IN-P03-F05	05-06-2017	2

Líder del proceso: Director de Investigaciones
Tel: 2772040
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: 07 Mayo 2020; Visto: 2027

Caracterización

Indicadores

Mapa de riesgos

PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE COLECCIONES

Garantizar la preservación y conservación de las colecciones físicas, digitales y electrónicas de la Biblioteca Rafael Parga Cortés, de acuerdo con las modalidades de adquisición: compra, canje y donación, además de la realización de inventarios, descarte, restauración y evaluación permanente del material bibliográfico.

Código: GB-P01

Fecha de aprobación: 04-03-2019

Versión: 12

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
Solicitud de material bibliográfico	GB-P01-F01	15-02-2017	11
Evaluación de colecciones de libros	GB-P01-F02	15-02-2017	7
Evaluación e inventario de revistas	GB-P01-F03	15-02-2017	7
Relación de revistas adquiridas	GB-P01-F04	15-02-2017	7
Reporte de inconsistencias halladas en inventario de material bibliográfico	GB-P01-F05	02-02-2017	7
Pérdida y reposición de material bibliográfico	GB-P01-F06	02-02-2017	10
Relación de material bibliográfico enviado en canje	GB-P01-F07	02-02-2017	9
Formato de relación de material bibliográfico donado	GB-P01-F08	04-03-2019	5

PROCEDIMIENTO PROCESOS TÉCNICOS

El procedimiento Procesos Técnicos involucra las actividades relacionadas con el análisis, clasificación, catalogación y rotulación del material bibliográfico.

Código: GB-P02

Fecha de aprobación: 04-03-2019

Versión: 12

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar

PROCEDIMIENTO DE SERVICIOS AL PÚBLICO

El procedimiento Servicios al Público facilita al usuario el acceso y la difusión de los recursos de información y colabora en los procesos de creación del conocimiento, a través de los diferentes servicios que presta la Biblioteca.

Código: GB-P03

Fecha de aprobación: 04-03-2019

Versión: 14

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
Préstamo y devolución de material bibliográfico	GB-P03-F01	02-02-2017	8
Cooperación Interbibliotecaria	GB-P03-F02	04-03-2019	9
Paz y Salvo	GB-P03-F03	04-03-2019	9
Control de asistencia administrativa	GB-P03-F04	04-03-2019	8
Control servicio social	GB-P03-F05	04-03-2019	8
Multas	GB-P03-F06	04-03-2019	7

PROCEDIMIENTO DE FORMACIÓN DE USUARIOS

Se define como Formación de Usuarios al conjunto de actividades que desarrolla la Biblioteca, dirigidas a potencializar el aprovechamiento de los recursos bibliográficos y de infraestructura con los que se cuenta.

Código: GB-P04

Fecha de aprobación: 04-03-2019

Versión: 14

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
Control de asistencia grupal	GB-P04-F01	04-03-2019	7
Certificación de cumplimiento de norma y estilo	GB-P04-F02	04-03-2019	3
Formato de autorización de publicación en el repositorio institucional	GB-P04-F03	04-03-2019	4

Lider del proceso: Director(a) Biblioteca Rafael Parga Cortés
Tel: 2771212 Ext: 9150
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: 01 Julio 2020; Visto: 14751

Caracterización

Indicadores

Mapa de riesgos

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE CONTRATOS

Es el procedimiento mediante el cual se realiza la selección, adjudicación, legalización, y liquidación de los diferentes tipos de contratos, ya sea con personas naturales o jurídicas.

Código: BS-P03

Fecha de aprobación: 13-04-2020

Versión: 25

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
Estudios previos	BS-P03-F01	01-04-2019	6
Solicitud de contratación	BS-P03-F02	01-03-2017	11
Designación y notificación del supervisor	BS-P03-F03	16-02-2018	6
Documentos anexos al contrato (Contratación Directa)	BS-P03-F04	16-01-2020	12
Formato único de contratación	BS-P03-F05	23-07-2018	12
Acta de inicio	BS-P03-F06	25-06-2018	6
Constancia de recibo a satisfacción	BS-P03-F07	01-04-2019	9
Acta de suspensión	BS-P03-F08	01-04-2019	8
Acta de reiniciación	BS-P03-F09	01-04-2019	8
Acta de recibo final y liquidación	BS-P03-F10	01-04-2019	9
Acta de terminación anticipada de mutuo acuerdo	BS-P03-F11	16-01-2020	4
Acta de liquidación bilateral	BS-P03-F12	16-01-2020	3
Acta de terminación	BS-P03-F13	16-01-2020	4
Análisis del sector	BS-P03-F15	19-07-2017	1
Instructivo formato BS-P03-F15
Cotización	BS-P03-F16	19-07-2017	1
Presupuesto de obra	BS-P03-F17	19-07-2017	1
Análisis de precios unitarios	BS-P03-F18	19-07-2017	1
Documentos anexos al contrato (Procesos de invitaciones)	BS-P03-F19	20-02-2018	1
Acta de evaluación de propuestas	BS-P03-F20	04-05-2018	1
Estudios Previos Adquisición de bienes	BS-P03-F21	03-03-2020	3
Contrato de obra	BS-P03-F22	23-07-2018	1
Solicitud de tiquetes aereos	BS-P03-F23	03-03-2020	2
Aceptación de oferta	BS-P03-F24	03-03-2020	2
Invitación a cotizar para aceptación de oferta	BS-P03-F25	03-03-2020	2
Constancia de recibo a satisfacción aceptación de oferta	BS-P03-F26	29-05-2019	1
Cuadro comparativo - Aceptación oferta	BS-P03-F27	11-06-2019	1
Documentos Anexos al Contrato (Procesos de Invitaciones)	BS-P03-F28	05-08-2019	1
Acta de evaluación o verificación de requisitos	BS-P03-F29	06/11/2019	1
Documentos anexos al contrato (aceptación de oferta)	BS-P03-F30	17/02/2020	1
Acta de Inicio (aceptación de oferta)	BS-P03-F31	17/02/2020	1
Acta prorroga plazo de entrega	BS-P03-F32	03-03-2020	1
Manual para supervisores e interventores	BS-P03-M01	11/10/2019	3

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE CONVENIOS

Este procedimiento establece formalmente las etapas para la gestión de Convenios.

Código: BS-P04

Fecha de aprobación: 01-07-2020

Versión: 5

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
Justificación y Pertinencia del Convenio	BS-P04-F01	07-12-2018	1
Designación y Notificación de Supervisor para el Convenio	BS-P04-F02	07-12-2018	1
Minuta de Convenio	BS-P04-F03	07-12-2018	1
Convenio de Cooperación Para el Desarrollo de Prácticas Académicas, Pasantías o Servicio Social	BS-P04-F04	13-04-2020	3
Minuta de Convenio de Cooperación con Fines de Extensión Académica	BS-P04-F05	07-12-2018	1
Acta de Inicio Convenio	BS-P04-F06	07-12-2018	1
Liquidación Para Pago en Convenios de Préstamo de Infraestructura Física	BS-P04-F07	07-12-2018	1
Acta de Terminación Convenio	BS-P04-F08	07-12-2018	1
Acta de Liquidación Bilateral Convenio	BS-P04-F09	07-12-2018	1
Acta de Terminación y Liquidación Convenio	BS-P04-F10	07-12-2018	1
Informe de Supervisión Convenio	BS-P04-F11	07-12-2018	1
Acta de Suspensión Convenio	BS-P04-F12	07-12-2018	1
Acta de Reinicio Convenio	BS-P04-F13	07-12-2018	1
Designación y notificación del supervisor para convenios de practicas académicas	BS-P04-F14	04-04-2019	1
Acta de inicio - Convenio de cooperación para el desarrollo de prácticas académicas, pasantías o servicio social	BS-P04-F16	13-04-2020	1

Líder del proceso: Jefe Sección de Compras

Tel: 2772031
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Líder del proceso: Profesional Oficina de Contratración
Tel: 2771515 Ext: 9125
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: 18 Junio 2020; Visto: 9129

Caracterización

Indicadores

Mapa de riesgos

PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ARCHIVÍSTICA

Procedimiento que permite diseñar, aprobar e implementar la planificación estratégica archivística, conforme a los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.

Código: GD-P01

Fecha de aprobación: 16-06-2020

Versión: 1

Descargar:

PROCEDIMIENTO AJUSTE E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

Administrar y controlar la actualización e implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD, permitiendo la conservación del patrimonio documental institucional.

Código: GD-P02

Fecha de aprobación: 16-06-2020

Versión: 1

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Tabla de retención documental	GD-P02-F01	16-06-2020	1

PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

Identificar y agrupar los documentos de las dependencias productoras en series y subseries de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y ordenar los documentos en cada expediente, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó; el trámite que los produjo con el fin de recuperar su orden original y cumplir la normatividad en gestión documental.

Código: GD-P03

Fecha de aprobación: 16-06-2020

Versión: 1

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Formato único de inventario documental	GD-P03-F01	16-06-2020	1
Tabla de contenido actos administrativos	GD-P03-F02	13-05-2020	1

PROCEDIMIENTO VENTANILLA ÚNICA

Es el procedimiento mediante el cual se contemplan las normas para el recibo, tramitación y entrega de la correspondencia de la Universidad del Tolima.

Código: GD-P04

Fecha de aprobación: 22-05-2018

Versión: 6

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
Distribución de correspondencia interna diaria recibida	GD-P04-F01	20-06-2017	5
Recolección de correspondencia interna diaria	GD-P04-F02	12-02-2018	5
Distribución de correspondencia externa	GD-P04-F03	20-06-2017	4

Guía para la elaboración de documentos

PROCEDIMIENTO ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Definir los lineamientos necesarios para la eliminación periódica de los documentos contenidos en las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo, que han perdido su valor administrativo, legal, técnico, jurídico, fiscal y contable por el cual fueron creados; asegurando el control de los mismos y evitando la destrucción de aquellos que posean valor histórico e investigativo para la institución.

Código: GD-P05

Fecha de aprobación: 16-06-2020

Versión: 1

Descargar:

Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión	Descargar
Acta de eliminaciones documentales archivo general	GD-P05-F01	16-06-2020	1
Acta eliminaciones documentales de apoyo archivos de gestión	GD-P05-F02	13-05-2020	1

PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Realizar la entrega de documentos de los Archivos de Gestión a las instalaciones del Archivo General, previa aplicación de los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental de la institución.

Código: GD-P06

Fecha de aprobación: 16-06-2020

Versión: 1

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Acta de transferencia documental	GD-P06-F01	13-05-2020	1

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Este procedimiento establece la metodología que se debe aplicar para la elaboración, revisión, aprobación, modificación, disposición y control de documentos y registros del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad del Tolima.

Código: GD-P07

Fecha de aprobación: 01-02-2017

Versión: 9

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Formato	Código	Fecha de aprobación	Versión
Listado maestro de documentos	GD-P07-F01	01-02-2017	6
Normograma	GD-P07-F02	01-02-2017	4
Solicitud de creación o modificación de documentos	GD-P07-F03	01-02-2017	8
Acta de reunión	GD-P07-F04	02-02-2017	5

PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO Y CONSULTA DOCUMENTAL

Establecer las directrices generales para la prestación del servicio de consultas y/o préstamos de documentación en el Archivo General, con el fin de garantizar el acceso a la información institucional.

Código: GD-P08

Fecha de aprobación: 20-06-2020

Versión: 1

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Control de préstamo documental	GD-P08-F01	13-05-2020	1

PROCEDIMIENTO CONTROL Y SEGUIMIENTO A ARCHIVOS DE GESTIÓN

Procedimiento mediante el cual se hace seguimiento a la aplicación de los procesos archivísticos en los archivos de gestión de las unidades académico administrativas de la institución.

Código: GD-P09

Fecha de aprobación: 20-06-2020

Versión: 1

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PROCEDIMIENTO FORMACIÓN ARCHIVÍSTICA

Capacitar a los funcionarios de la institución sobre procesos y procedimientos contemplados y establecidos en el Programa de Gestión Documental - PGD, con el fin de lograr una cultura sostenible de organización de archivos, de la conservación y preservación de la memoria institucional, así como apoyar la buena administración pública de la entidad.

Código: GD-P10

Fecha de aprobación: 18-06-2020

Versión: 1

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MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

El manual para la elaboración de documentos del SGC es la guía que deben seguir los responsables de la elaboración de los documentos que componen el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad del Tolima. Tiene como objetivo establecer parámetros y bases comunes que unifiquen los criterios y permitan la uniformidad del lenguaje con respecto a unos mínimos generales a todos los documentos.

Código: GD-M01

Fecha de aprobación: 03-04-2017

Versión: 7

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Plantilla para documentar procedimientos
Plantilla para documentar formatos

Lider del proceso: Secretario(a) General
Tel: 2772022
Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Lider del proceso: Director(a) Oficina de Desarrollo Institucional
Tel: 2772025
Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.